Politica privind Protecția datelor cu caracter personal TOPEX TOOLS ROMANIA SRL

Prezentul document prezintă modul de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților TOPEX TOOLS ROMANIA SRL

Administratorul datelor cu caracter personal este TOPEX TOOLS ROMANIA SRL cu sediul în Mogosoaia, Sos. Bucuresti-Targoviste nr. 12A, corp A, etaj 4, zona 1, Jud. Ilfov

Societatea noastră a implementat procedurile și soluțiile tehnice adecvate, conform prevederilor în vigoare pe teritoriul Uniunii Europene privind Protecția datelor cu caracter personal. Procedurile de securitate aplicate precum și limitările tehnice și fizice au ca scop protejarea datelor cu caracter personal prelucrate de către noi față de accesul persoanelor neautorizate, față de pierderile, modificările lor, accesul neautorizat.

Bazele legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal, deoarece:

- ne sunt necesare pentru a ne îndeplini obligațiile juridice,

- ne sunt necesare în scopurile rezultate din interesele justificate legal,

- am obținut acordul de la persoanele, la care se referă aceste date.

Datele cu caracter personal ale clienților.

Putem prelucra datele cu caracter personal ale clienților noștri, în funcție de modul de comunicare cu aceștia, tipul de contract încheiat și obiectul colaborării, în următorul domeniu:

- datele obținute de la clienți: prenumele și numele, numărul de telefon, adresa de email, adresa de domiciliu, CUI-ul, datele societății, numărul contului bancar.

- datele obținute în mod automat: adresa protocolului de internet (IP) utilizată pentru conectarea calculatorului la internet, informații privind calculatorul și conexiunea, precum și tipul de browser și versiunea acestuia, tipul și versiunea plug-in-urilor pentru browsere, sistemele de operare, fișierele cookies , fișierele cookie Flash (denumite și Flash Local Shared Objects), informații legate de sesiune, inclusiv timpul de răspuns al paginii, erorile legate de descărcare, durata de vizionare pe anumite pagini, informații cu privire la interacțiunea paginii ( precum derularea, click-area, deplasarea cursorului mouse-ului, datele echipamentului care se conectează cu rețeaua noastră fără fir precum și metodele de utilizare pentru vizualizarea paginii.

Datele clienților noștri sunt prelucrate în următoarele scopuri:

- realizarea procesului de vânzare a produselor oferite de noi,

- posibilitatea de ne contacta și de a cunoaște oferta noastră,

- realizarea contractului încheiat anterior cu clientul,

- pentru a facilita clientului utilizarea paginii noastră de internet,

- monitorizarea activității pe pagina noastră de internet utilizând fișierele cookies și al altor instrumente analitice,

- furnizarea informațiilor despre produs conform intereselor și nevoilor vizitatorilor paginii noastre de internet, utilizând profilarea în baza datelor deținute aparținând clientului, inclusiv fișierele cookies precum și utilizând uneltele analitice,

- efectuarea de studii și analize statice din punctul de vedere al funcționalității paginii web și funcționării ei adecvate,

- recuperarea creanțelor, desfășurarea procedurilor judiciare, de arbitraj și de mediere

- completarea cerințelor legale și reglementare,

- desfășurarea studiilor de piață, a studiilor privind satisfacerea clientului și controlul calității, marketingul direct și promovarea (exclusiv în baza consimțămintelor obținute).

Perioada de prelucrare a datelor cu caracter personal ale clienților depinde de scopul prelucrării și poate fi:

- în cazul prelucrării datelor în baza contractelor, pe perioada de valabilitate a acestora și pe perioada de prescripție a eventualelor reclamații,

- în cazul exprimării consimțământului de către o persoană, până în momentul retragerii lui,

- datele prelucrate în cadrul realizării interesului justificat legal al Topex Tools Romania S.R.L. pe perioada de valabilitate a acestuia,

- în cazul prelucrării datelor în scop de marketing direct până în momentul opoziției persoanei căreia îi aparțin datele,

- datele prelucrate ca rezultat al obligațiilor legale Topex Tools Romania SRL pe perioada rezultată din prevederile corespunzătoare.

Datele cu caracter personal ale furnizorilor

Pentru funcționarea corespunzătoare a societății noastre, în activitățile zilnice, ne bazăm pe serviciile și produsele furnizorilor noștri. Acest lucru implică prelucrarea datelor cu caracter ale proprietarilor întreprinderilor și angajaților lor.

Domeniul privind prelucrarea datelor furnizorilor cuprinde: prenumele și numele, adresa de email, numărul de telefon, adresa unde se desfășoară activitatea, CUI-ul, numărul contului bancar, date de înregistrare.

Prelucrăm datele furnizorilor noștri pentru:

- a cunoaște oferta furnizorilor,

- a încheia contracte de colaborare,

- a comunica în cadrul colaborării reciproce,

- contabilitatea societății noastre

- completarea cerințelor legale și reglementare.

Perioada de prelucrare a datelor cu caracter personal ale furnizorilor noștri în funcție de tipul documentului, este de:

- datele cuprinse în ofertă, pe o perioadă de 60 de zile,

- contractele pe perioada valabilității, iar după încheierea colaborării pe perioada de valabilitate a reclamațiilor,

- documentele financiare pe o perioadă de 5 ani calendaristici, cu excepția situațiilor în care sunt necesare pentru desfășurarea activităților de control, acestea sunt legate de altă perioadă de decontare compensare, sunt necesare pentru documentarea eventualelor reclamații.

Datele cu caracter personal ale angajaților.

Datele cu caracter personal ale angajaților noștri le prelucrăm în domeniul permis de legislație: prenumele și numele, numele părinților, data nașterii, locul de domiciliu ( adresa de corespondență), CNP, CUI-ul (dupa caz), acte de studii, locurile de muncă deținute anterior, fotografia (imaginea) acestuia, numărul contului bancar, numele și prenumele precum și datele de naștere ale copiilor angajatului. Astfel de date sunt necesare pentru utilizarea de către angajat, în special, a drepturilor prevăzute în Codul Muncii.

Datele angajaților noștri sunt prelucrate cu scopul de a:

- îndeplini obligațiile legale și reglementare

- asigura securitatea pe teritoriul societății noastre

- pune la dispoziție sistemele informatice ale societății

- ține evidența timpului de lucru care permite stabilirea corectă a remunerației angajatului și a altor prestații legate de muncă.

Perioada de prelucrare a datelor cu caracter personal este reglementată de prevederile legii și perioada de valabilitate a contractului încheiat cu angajatul, astfel:

- actele personale pe o perioadă de 50 de ani, calculând din data incheierii relației de muncă,

- documentația privind salariile pe o perioadă de 50 de ani calculând de la data creării ei,

- documentele persoanelor angajate în baza contractelor civile - juridice pe perioada necesară accesului la aceste informații, rezultate din prevederile legii (de exemplu privind pensiile, fiscale), cel puțin sapte ani,

- în cazul exprimării consimțământului de către angajat, până în momentul retragerii lui,

- Protecția dispozitivelor mobile împotriva accesului persoanelor neautorizate la datele colectate pe acestea, în cazul pierderii lor.

Datele candidaților la un loc de muncă în TOPEX Tools Romania S.R.L.

Recrutând noi angajați sau primind aplicațiile pentru un loc de muncă în societatea noastră, prelucrăm datele cu caracter personal ale candidaților. Domeniul datelor cu caracter personal prezentat este în conformitate cu legislația și ne-a fost la dispoziție voluntar de către candidat: prenumele și numele, data nașterii, locul de domiciliu ( adresa de corespondență); studii, locurile de muncă de ținute anterior, adresa de email, telefon, fotografie ( imagine).

Prelucrăm aceste date cu scopul de a desfășura procesul de recrutare a noilor angajați pentru Societatea noastră.

Prelucrăm datele, în funcție de consimțământul exprimat de candidat:

- pe perioada de desfășurare a recrutării pentru funcția specificată în anunț,

- pentru nevoile viitoarelor recrutări, pentru alte funcții, până în momentul retragerii acordului de către persoana căruia îi aparțin datele personale.

Datele personale ale foștilor angajați

Având în vedere cerințele legislației, prelucrăm sub formă de arhivare, de asemenea, datele cu caracter personal ale foștilor noștri angajați.

Domeniul datelor și perioada de prelucrare a acestora este în conformitate cu cele care au fost prelucrate în timpul angajării.

Păstrarea acestor date ne servește la documentarea istoricului angajării foștilor angajați și ca documente doveditoare în cazul controlului autorităților de stat ( de exemplu: Societatea de asigurări sociale, Administrația Financiară).

Drepturile persoanelor, la care se referă datele Persoanele la care se refera aceste date, au drepturi legate de Protecția datelor cu caracter personal, care le permit:

- obținerea de informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal,

- accesul la datele cu caracter personal prelucrate,

- rectificarea deci corectarea tuturor informațiilor incomplete sau inexacte, care sunt prelucrate,

- ștergerea datelor cu caracter personal în cazurile justificate, deci dreptul de a fi uitat,

- ștergerea datelor când nu mai există un motiv justificat pentru a continua prelucrarea lor, sau este retras consimțământul,

- transferarea datelor, deci obținerea datelor și reutilizarea lor în alt scop și la alt administrator

- opoziția privind prelucrarea datele cu caracter personal, dacă nu există un motiv justificat,

- protecție împotriva luării deciziilor și profilării automate. Întrebările privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către noi și drepturile persoanelor ale căror date cu caracter personal le aparțin pot fi obținute de la Ofițerul pentru Protecția Datelor cu caracter personal prin contactarea acestuia la următoarea adresă de e-mail: Romania@grupatopex.com.

Încredințarea datelor cu caracter personal

În cadrul activității sale, TOPEX Tools Romania S.R.L colaborează cu furnizori, care ne susțin în realizarea celor necesare privind funcționarea societății. În acest scop, putem încredința datele cu caracter personal angajaților operatorilor economice externe - de exemplu: website-ul pentru angajați, întreținerea software ului, poșta electronică, servicii de curierat, managementul bazei de date, prelucrarea datelor, furnizori de instrumente de comunicare, furnizorii sistemelor informatice (de contabilitate, CRM, ERP, SFA, serviciile parcului auto), distrugerea documentelor. În cazul utilizării serviciilor externe ale furnizorilor, sunt dezvăluite doar datele cu caracter personal, care sunt necesare pentru realizarea serviciilor. Furnizorii TOPEX Tools Romania S.R.L. sunt obligați să asigure un nivel de securitate a datelor corespunzător și să îndeplinească cerințele în vigoare ale legislației privind Protecția datelor cu caracter personal. Furnizori externi de servicii trebuie să respecte clauza de confidențialitate și nu pot utiliza datele cu caracter personal încredințate în alte scopuri decât în cele specificate în contractul semnat cu societatea noastră.

Va asiguram, că nu punem la dispoziția terțelor părți datele cu caracter personal ale angajaților, în afară de situația în care suntem obligați de prevederile legii, de exemplu, în temeiul unei hotărâri judecătorești, cu scopul de a preveni o înșelătorie sau alte infracțiuni precum și în baza consimțământului voluntar al persoanei căreia îi aparțin datele.

Declarăm că nu transmitem datele cu caracter personal ale angajaților noștri în afara Spațiului Economic European. Declarăm că prelucrarea automată a datelor utilizată de noi în cadrul folosirii site-urilor web și a instrumentelor utilizate și puse la dispoziție de noi pentru a servi clienților noștri (inclusiv profilarea) nu produce efecte juridice asupra persoanelor ale căror date personale îi privesc și nu afectează în mod semnificativ situația lor.

Piotr Potowski – Președintele Consiliului de Administraţie

Varşovia, 22.05.2018